「会報について」　会報委員会　　会報担当責任者　守屋会員

　今年の5月にＷ佐藤年度の委員会組織表を頂き、私が会報担当責任者という事を初めて知りました。よく、事前に根回しがあって外堀を埋められて責任者になるという話はよく聞きますが、今回はいきなり突き飛ばされました。・・・とボヤキはこのくらいにして本題に進みます。

　田中会報関係特別委員会委員長の報告のように会報製作のコストダウンを計るためには、内製ということになりました。３案ありましたが、コピー複合機のメンテナンス契約切れ(旧式)のためカラー複合機(井上
栄次会員の紹介でかなりリーズナブルに)を相模原ＲＣと折半で導入できることとなりました。

　会長の活動方針で「手作り会報」ということが掲げられました。ここで、内製という事がほぼ決まったということになりますが、会長、幹事は会報委員会で決めて頂きたいということなので、5月14日に次年度会報委員会を開催し協議しました。その結果、総意で「内製で」という事が決まりました。

　内製で週報を作成するために活動計画書の以下の実施計画を挙げました。
1. 完全内製化のため卓話等すべての文書は電子メール、CD-R等、電子文書で提出して頂く。
2. 分担を決め、会報委員全員で作成する。
3. 担当号には、担当者が「一言」を掲載する。
4. 全会員に記事を1つ以上提供して頂く
ここで気づいたのですが活動計画書に4が抜けていました。

　これでアウトラインが決まったのであとは、実際の週報の作成について細部を決めて行きました。
どんなレイアウトの会報にするかということで各委員にレイアウト案を出して頂きました。レイアウトに関しては決まったのですが、デザインは素人(プロもいますが)には難しいので卓話をして頂いた西尾氏に福山会員を通じて雛型を依頼しました。尚、作成ソフトは一番メジャーな「Microsoft Word97-2003」を使用して頂きました。出来ましたものを会長、幹事、委員の了承を得て今回の週報となりました。

　次に実際の作成方法を紹介します。
会報委員が2人1組(１ヵ月交代)になり、例会担当者と編集担当者になります。
○例会担当者は例会に出席してその日の進行を記録します。
今週の歌、ソングリーダー、委員会報告等を記録します。
委員会報告を行った人には、メール等で事務局に提出して頂くよう要請します。
卓話者、ゲスト等の写真を撮ります。
○編集担当者は事務局からのメール(写真は例会出席時にメモリーカードを預かることも可)で見開きのページ(卓話等)を作成します。
雛型に文書を挿入して、写真を貼り付けます。
「編集後記」として何か一言を掲載します。
フォントは　ＨＧ丸ゴシックＭ−ＰＲＯ
文字サイズは10から11
段落は　間隔の行間を固定値にして、間隔は12ｐｔ以上。

1ページ、4ページは事務局の横山さんにお願いしています。「本日のプログラム」「スマイル」等、会長、幹事からのメールで会長報告、幹事報告を編集して頂いています。
以上が、週報の作成方法です。

　今回、内製化するにあたり、各会員に提出して頂く文書はすべて電子化して頂くということでした。
協議会、フォーラム等と皆さんから、メールで原稿を頂きなんとか週報を発行することが出来ています。ありがとうございました。

　最後に、
1. 原稿提出方法について
すべての原稿は、電子文書でメールして頂くか、CD-ROM等で提出して下さい。
尚、手書きの文書も掲載することが出来ますのでご希望の方はお申出下さい。
締切は月曜日午前中までに事務局へ提出して下さい。
誠に恐れ入りますが、締切を過ぎた場合は掲載出来ない事もありますので期限厳守でお願い致します。
2. 卓話原稿について
字数は1,500字から2,000字でお願い致します。（この原稿が約1,700字です。）
3. 協議会、フォーラムの原稿について
なるべく簡素にお願い致します。
4. 掲載原稿依頼について
全会員に近況、好きな言葉、好きな本の一節、好きな物等を投稿して頂きたいと思いますので、写真付きで200字から400字で誕生日の月に原稿を必ず提出して下さい。
（6月の方は5月以前にお願い致します）
※会報は地区、近隣クラブ等に配布されます。

今後とも、どうぞよろしくお願いします。